Hemos llegado a un punto en el que el uso de Google Drive en los centros educativos de Navarra está tan extendido que muchos no podemos imaginarnos volver a trabajar sin esta herramienta. Pero como todo tiene sus puntos débiles y uno de ellos es la seguridad si no somos cuidadosos/as a la hora de compartir nuestro trabajo.
Cuando hacemos clic derecho sobre el documento o archivo que queremos compartir tenemos la opción de obtener el enlace para compartir (Crear enlace para compartir) o compartir con personas en concreto introduciendo su correo electrónico (Compartir…).
Podemos selecciona cómo queremos compartir nuestro trabajo, solo para verlo, para se pueda editar o para que se pueda comentar. Es importante elegir la opción que más se adecue a nuestras necesidades en cada momento. Introducimos el correo electrónico de la persona/s con las que queremos compartir y Listo. También se puede compartir con un grupo de Google, de forma que conforme añadimos o quitamos personas al grupo ganan o pierden acceso a los documentos.
La otra manera de compartir es hacerlo a través de enlace.
Es la menos recomendable, puesto que perdemos el control sobre quién accede a nuestros documentos.
Por defecto, para los usuarios de la cuenta de @educación.navarra.es, el enlace que nos ofrece es el siguiente:
Cualquier usuario con cuenta del Departamento de Educación de Navarra que reciba el enlace puede acceder y ver. Pero esto se puede modificar y a veces lo hacemos sin darnos cuenta de que estamos haciendo nuestro trabajo más público de lo que deseamos. Para cambiar la configuración del enlace tenemos que selecciona Avanzada, en la esquina inferior derecha del diálogo que se nos ha abierto. Si en la opción de Quién tiene acceso seleccionamos Cambiar… las opciones que obtenemos son:
La seguridad va de menos a más. La opción más abierta sería Activado: público en la Web y la menos Desactivado: determinados usuarios. Pero en medio tenemos tres opciones que pueden dar lugar a la duda, sobre todo entre la tercera y la cuarta. La principal diferencia es que en Activado: Departamento de Educación – Gobierno de Navarra (3ªopción empezando por arriba) lo compartimos y cualquiera que pertenezca a nuestra organización, el Departamento de Educación, puede encontrar nuestro documento y tener acceso al mismo aunque nosotros no le hayamos mandado el enlace, está ahí, preparado para ser buscado y encontrado.
IMPORTANTE compartir nuestro trabajo y documentación de manera correcta y segura. Merece la pena emplear un rato en leer y asegurarnos que estamos haciendo lo que de verdad queremos.
En lo posible, evitar la opción de compartir mediante enlace. En su lugar compartir con personas o grupos específicos.
Google Drive cuenta con un servicio de ayuda muy completo y que nos puede ser de gran ayuda: Ayuda de Drive para compartir archivos
