Crear documentos en Drive con aspecto profesional

La tecnología está para ayudarnos a hacer más cada día sin que tengamos que preocuparnos mucho por cómo funciona cada herramienta. Por eso la creación de documentos en Drive está teniendo tanta aceptación.

Los Documentos de Google han evolucionado para convertirse en un sistema de procesamiento de textos completo. Sus características de colaboración, formato y seguridad lo convierten en una solución que puede satisfacer la mayoría de las necesidades de creación de documentos en la nube, es decir, sin necesidad de descargar, instalar o actualizar ningún software. Todo esto hace que desde el instante en que el usuario abre o crea un documento nuevo, está listo para empezar a escribir, sin demoras.

Muchas personas creen que Drive no es una alternativa a su procesador de textos de escritorio porque piensan que no existen las mismas opciones de edición y formato. Por eso con la ayuda de los siguientes consejos se podrán crear textos con aspecto profesional de manera fácil y rápida.

1. Puedes escribir eligiendo de entre cientos de fuentes tipográficas. Los también conocidos como “tipos de letra” son una buena forma de enriquecer los documentos. Se pueden elegir de entre cientos de fuentes diferentes en los Documentos de Google . Puede ser una clásica como Arial o Verdana, una limpia y clara como Roboto (la misma que utilizamos en Android) o quizá algo un poco más informal, como Pacífico o Lobster.

2. Agregar un encabezado distinto a la primera página. Ya sea por requisito o porque quieres agregar una página de portada a tu documento, puedes configurar un encabezado distinto para la primera página. Hacer esto es muy simple, sólo debes seleccionar la opción de “Encabezado” en el menú de “Insertar” y marcar la casilla que dice “Encabezado/pie de primera página diferente” que aparece al inicio del documento.

3. Incluir números de página al pie de tus documentos. Si tu documento es de varias páginas, puedes incluir el número de página al pie (o en la parte superior, según prefieras) de tu documento. Al igual que en el consejo anterior, puedes configurar un pie de página distinto para la primera página si así lo deseas.

4. Utilizar una tabla de contenidos o índice en tus documentos extensos. Puedes facilitar la lectura de tu documento agregando una tabla de contenido al inicio o al final del mismo. Para ello, debes utilizar el menú de “estilos” para marcar los títulos y subtítulos en tu documento, al final, debes ir al menú de “Insertar” y seleccionar la opción de “Índice”. La tabla de contenidos incluirá de manera automática enlaces hacia las distintas secciones de tu documento (tal como se muestra en la animación a continuación).

5. Utilizar imágenes, tablas y dibujos para ilustrar tu documento. Puedes complementar tu texto utilizando imágenes, dibujos, tablas, ecuaciones y más desde el menú de “Insertar”. Al elegir alguna de estas opciones, contarás con una gran variedad de herramientas para crear tablas, editar ecuaciones, hacer dibujos a mano alzada, insertar caracteres especiales y más.

6. Comparte tus documentos directamente o utiliza alguno de los formatos disponibles. ¿Quieres compartir el documento con otra persona que también utiliza los Documentos de Google? Perfecto, sólo haz clic en el botón de compartir que está en la esquina superior derecha de la pantalla y escribe su correo electrónico o nombre de contacto. ¿Necesitas enviar por correo el documento a una persona que utiliza algún software para edición de textos? No hay problema, puedes descargar su documento en diferentes formatos, desde PDF y Word (.docx), hasta texto enriquecido (.rtf) o simple (.txt) desde el menú de “Archivo”, o enviarlo directamente por correo en diferentes formatos seleccionando la opción “Enviar por correo electrónico como archivo adjunto” que se encuentra también en el menú de “Archivo”. Con esto, se acabaron los pretextos de “incompatibilidad” de formatos.

Consejo extra: No olvides realizar una revisión ortográfica de tu documento antes de compartirlo o enviarlo. Si bien esta revisión se realiza mientras escribes, puedes también hacerlo desde la opción de “Ortografía” en el menú de Herramientas. Si tienes duda con alguna palabra, puedes seleccionarla, hacer clic con el botón derecho del mouse y elegir la opción de “investigar” o “definir” para estar seguros de que es la palabra que necesitas.